語言表達能力的培養~心領神會篇(2)

閱讀、傾聽、即席演說，是增進第一層次表達能力的一般性方法，但是如果需要針對特定主題上台簡報，演說，有沒有什麼方法可以增進我們的表達能力呢？再分享我的經驗之前，我想先談談我們簡報時溝通的程序：吸收、傳遞與接收。首先我們必須吸收書本或外在的知識，然後再用語言傳達，最後由觀眾接收，任何一個流程都有可能降低溝通的品質。讓我用一個例子說明，假設我們在書上看到apple這個單字，我們把他記在腦海裡，這是接收的過程，但是有可能我們記成appie，然後我們要用語言將這個單字傳達出去，但因表達的不清楚，說成了apbie，而觀眾一時恍神又把這個字誤解成abpie，因此原本要表達apple這個字，到最後觀眾記成abpie.一般人常把「傳遞」視為增進表達能力的重點，但從這個例子我們可以清楚發現，要讓聽眾聽得懂，另外兩個流程也是非常重要的。了解這個觀念後，要在簡報的時候讓觀眾聽得懂就不是難事了，以下就是我的一些心得分享：
(一)理解內容
聰明的你一定已經發現，充分理解內容，針對的就是「吸收」這個階段，這是我認為簡報時如果表達要清楚非常非常重要的一個因素。既然語言是傳達思想的媒介，如果你自己都不懂自己將要說什麼，正在說什麼？又如何期待聽眾聽得懂呢？而且，倘若你對簡報內容不了解、或是一知半解，即使你可以充分傳遞你的想法，聽眾也可以充分吸收，那也不是好的表達，因為你根本無法將簡報內容真實且準確的讓觀眾接受。我們常常聽到很多老師評論我們的簡報說：「你說的很好，但是你好像誤解了課本的意思」就是犯了沒有充分理解內容的錯誤。
(二)「請寫大綱稿，非要逐字稿，寫稿不背稿」
針對「傳達」階段，很多人堅持在簡報前要寫逐字稿，我其實很反對這樣的行為，尤其是用母語簡報的時候。因為就如同我在上一篇提到的，寫作與說話是不同的，如果你寫了稿，就會不由自主的背稿，因此你的簡報就會像念書，不但在傳遞效果不佳，觀眾也很難接收。但是不寫稿要如何簡報呢?我建議用大綱稿來替代逐字稿是比較好的做法。練習的時候就看著大綱，然後開始用「嘴」練習，嚐試用自己的話把簡報內容說出來，說的不好的地方就修正然後重說，透過反覆的說、修正，可以讓你在無形中就把簡報內容記下來，而且能用比較口語的方式表達。
但是我也明白，對於簡報經驗或是信心不足的人來說，不寫逐字稿就要上台簡報，簡直是要他的命，因此我會建議用循序漸進的方式來練習，最終達到不寫逐字稿的目標。首先寫逐字稿之前，要先寫大綱稿，然後依循「說一句、寫一句、再重複說一句」的原則來寫逐字稿，也就是比照上述的方式，我們先用說的把內容表達出來，找到比較滿意的說法後，把剛剛說出來的內容寫成逐字稿，然後再唸一遍你寫下的句子，看看自己是否聽得懂，能不能被觀眾接收，如果不行，就再修改文字內容，然後再念出來，直到滿意為止，再重複這個程序寫下一句。按這種方式寫出來的逐字稿，就單純是語言表達的文字版，而不是作文。
但是有一點要切記的是，雖然寫了稿，但是千萬不要用死記的方式把它背起來，而是透過不斷的演練，讓簡報內容自然而然的內化到你的腦海。因為只要我們背稿，不管你寫的內容多口語，記得多熟，簡報起來就是會非常不自然，而且一旦不小心忘了一句，接下來的簡報表現也一定會大受影響。
(三)實際演練，反覆練習
這是廢話，大家都知道簡報前練習的重要性，但卻常常用錯了方法練習。其實練習的目的有兩個：(1)確認你的觀眾可以「接收」你要傳遞的內容。(2)模擬簡報環境。所以練習的時候一定要盡量想像自己處於真實的簡報環境下，可以的話最好能請自己的好朋友來聽聽自己的簡報。要避免看著逐字稿練習或是在腦海中練習而不說出口或是喃喃自語的練習方式，因為這些行為的練習效果是很有限的。以下是我建議的練習步驟，供大家參考。(1)看著大綱稿練習(2)完全不看稿練習(3)模擬簡報環境，全真練習。